プライバシーマーク
取得のメリット
1. 信頼性の向上
プライバシーマークは個人情報の適切な取り扱いを証明するものであり、顧客や利用者に組織の信頼性を示す重要な手段となります。このマークを取得することで、顧客は個人情報が適切に保護されているとの安心感を得ることができます。
2. 法的リスクの軽減
プライバシーマーク取得は組織が個人情報保護法やその他の関連法規に準拠していることを示すものです。適切なプライバシーマネジメントシステムを導入し、遵守していることで、法的リスクを軽減することができます。
3. 競争優位の確保
プライバシーマークは企業が顧客のプライバシー保護に真剣に取り組んでいることを証明するための手段として、競争上の優位性を確保するのに役立ちます。顧客はプライバシー保護が確保されている企業を選好する傾向にあるため、競合他社よりも信頼性を高めることができます。
さらには近年のグローバル市場では個人データやプライバシーの保護に関して厳格化される傾向にあり、部の国際基準に準拠しているプライバシーマークは、企業が国際的な市場で活動する際にも有益です。特定の国での個人情報保護基準を満たしていることを示すことで、グローバルなビジネス展開を促進することができます
プライバシーマーク
取得の問題点
1. 取得の費用と手続きの複雑さ
プライバシーマークの取得には一定の費用がかかる場合があり、取得手続きも複雑で時間がかかることがあります。特に小規模企業や中小企業にとっては、これらの負担は大きくなる可能性があります。
1. 更新と維持のコスト
プライバシーマークを取得した後も、定期的な更新や監査を受ける必要があります。このため、組織は継続的なコストを負担しなければなりません。
1. 厳格な要件の遵守
プライバシーマークを取得するためには厳格な基準を満たす必要があります。これには組織の内部プロセスやシステムの見直しが必要な場合もあり、それには時間とリソースが必要です。
プライバシーマークを取得する問題点は取得にかかる時間とコストと言えます。これらの問題を除けば現在の情報化社会において多くのメリットを提供してくれると言えるでしょう。
プライバシーマークを
取得する方法は？
1. コンサルタントに準備と対応を依頼する方法
もっとも一般的な方法としてはコンサルタントに準備と対応に対するサポートを受ける方法があります。個人情報保護法をはじめJIS規格にも詳しい専門家の助言を頂くことは、プライバシーマーク取得プロセスにおいて非常に有益です。
2. 自社で準備と対応を行う方法
組織は自らプライバシーマーク取得に向けての準備と対応を行うことができます。これには個人情報の適切な管理体制の整備や法令遵守の確認、適切な文書の整備などが含まれます。しかし、これには専門知識と時間が必要です。
弊社はコンサルタントとして数々の企業様のプライバシーマーク取得を支援してきました。その中でどうしても時間・コストの問題で取得を断念したり、更新を断念したりする企業に出会いました。自社で準備と対応を行うことを基本として、情報システムでの管理を行うことで迷いやすい部分を的確にサポートできるサービスとしてリリースしたものが「P’sクラウド」です。 プライバシーマーク取得を検討している企業様はぜひ検討の一案として「P’sクラウド」をトライアル利用いただければと考えています。
P’sクラウドを利用したプライバシーマーク取得までの流れ
通常プライバシーマークを取得する為には下記のような流れで進められ、平均的には約15ヶ月かかるケースが一般的です。
「P’sクラウド」を利用することで特に多くの時間を要する計画部分を大幅に短縮することができます。これらのサポート内容を１つ１つみていきましょう。
1. ひな型提供
JISQ15001及びJIPDECの運営指針をもとに御社用の規程ひな形を作ってます。 ひな型に2か所御社の情報を埋め込むだけで標準的な規程が完成します。
2. 共同作業
御社で管理している個人情報を部署や役割別に洗い出す作業を行う必要があります。これらの作業を複数の担当者が同時に入力していけるので効率的に情報を集約することができます。 従来のEXCELなどの管理では同時に開くことが難しかったり、入力内容にバラツキが出たりと効率よく進まない原因となっていました。
3. 簡単登録
個人情報には取得、入力、移送、送信、利用、加工、提供、委託、保管、バックアップ、廃棄、消去の１２のライフサイクルが存在し、該当するライフサイクルごとにリスクを特定し対策を講じる必要があります。 従来はEXCELの機能を駆使しコピーペーストを繰り返しながら作成していきましたが、該当するライフサイクルをチェックするだけで必要なデータを登録することができます。
4. ナレッジ活用
ライフサイクルごとに潜むリスクとその対策の一般的に考えられる内容について「P’sクラウド」ではデータベース化してご提供しています。御社に該当する内容をチェックするだけで御社にあったリスク対策を策定することができます。
5. 教育資料提供
会員サポートページにて標準的な教育資料をダウンロードすることができます。Microsoft Office形式の資料としてダウンロードできる為御社で編集してお使いください
6. 運用状況把握
他の誰かが規程を更新したり、更新申請を出していたり、現在の状況が画面でわかるように工夫されています。
7. 監査資料作成
監査に必要な個人情報台帳やライフサイクル別リスク対応表のダウンロードにより運用確認を確認する資料作りが簡単に行えます。 また、規程や監査指針に適合しているかを確認する報告書の作成はシステムをつかって出力することができます。
8. 社内稟議機能
規程の改訂、個人情報台帳の更新、ライフサイクル別リスク対応表の更新、関連法令の更新についてワークフロー機能が備わっています。あらかじめ設定した承認フローに従い回覧をすすめることが可能です。
9. 書類作成支援
プライバシーマーク申請に必要な提出資料の一部はP’sクラウドの画面からダウンロードすることができます。いつでもどこからでも最新のデータがダウンロードでき、申請書類の作成をサポートしてくれます。